Voor iedere diagnosegroep maken wij een behandelprogramma. Daarin beschrijven we hoe de behandeling er voor patiënten met deze diagnose uitziet. Maar wie gebruikt die 50 pagina’s dikke behandelprogramma’s nou eigenlijk? De resultaten bleken teleurstellend. Dus gooiden wij het roer om en doen we het nu zo dat ze wél gebruikt worden.
Dit ingezonden artikel is geschreven door drie medewerkers van De Vogellanden:
– Marielle Zwaga, Leancoach
– Gerard Hommes, Leancoach
– Harriet van Ettekhoven, Adviseur Kwaliteit & Veiligheid
In de lade
Ze stonden in de kast. Ze lagen in de lade. Ze stonden netjes op een rijtje in ons documentbeheersysteem: voor iedere diagnosegroep die we behandelen een keurig uitgewerkt behandelprogramma, met alles erop en eraan. Meer dan 50 pagina’s tellende boekwerken. Om de twee jaar maakten we een update, want de ontwikkelingen gaan door. Therapeuten uit de teams schreven nieuwe concepten, die voorgelegd werden aan collega’s. Herschrijfronde na herschrijfronde volgden elkaar op totdat er weer een stabiele nieuwe versie klaar lag. Oh wat waren de auditoren voor onze HKZ-certificering tevreden met ons. Een perfect versiebeheer én een net zo gestroomlijnd redactioneel proces en werkelijk alle details stonden vermeld.
Voor wie deden we al dit werk nu helemaal?
In Vogellanden werken we vanuit het lean-gedachtengoed en we stellen ons bij alles wat we doen, de vraag of wát we doen, wel waarde toevoegt voor onze patiënten. Zo bekeken waren die keurige behandelprogramma’s van ons helemaal niet in lijn met de bedoeling. Want wat maakt het een patiënt uit dat alles in detail beschreven staat. Die wil gewoon een heel goede behandeling. Maar de medewerkers dan, die werden hier toch wel heel blij van, zo’n mooi programma? In ons documentbeheersysteem kunnen we precies volgen hoe vaak een document wordt geopend. Je raad het al: die behandelprogramma’s kwamen ook de digitale kast niet uit. Maar nieuwe medewerkers dan toch in ieder geval wel? Die weten nog niet hoe het moet. Ze hoeven alleen het programma maar even te lezen en dan weten ze van de hoed en de rand. Toch? Maar nee, ook zij niet. Ze leren wat ze moeten doen van collega’s, gewoon tijdens het werk. En als dan de enige die blij wordt de auditor is, waar zijn we dan mee bezig met zijn allen?
Een radicaal besluit
Het was de hoogste tijd om het over een andere boeg te gooien, want dit werkte dus niet. En als we dan toch gaan veranderen, dan ook maar radicaal. Vanaf nu besteden we geen uren en uren meer aan lijvige beschrijvingen, maar houden we het beknopt. We formuleerden een nieuwe opdracht voor de interdisciplinaire teams: maak een nieuw behandelprogramma en zorg dat alles past op 1 A3. Oh, wat voelde dat onwennig en hoe moest dat nou? Dat gaat toch nooit passen en wat zal de auditor wel niet zeggen? Er zijn toch regels waar we ons aan moeten houden? Revalidatie Nederland zegt toch … en volgens mijn beroepsvereniging moet ik … en wat nu als we een fout maken omdat we afwijken van wat we beschreven hebben? En al dat werk dat we staken in onze keurige behandelprogramma’s, gaan we dat zomaar weggooien?
We werken voortaan op 1A3
De nieuwe behandelprogramma’s werden een co-creatie tussen de interdisciplinaire teams, lean-coaches en de kwaliteitsmedewerker. Daarmee konden we de bewerkingstijd fors reduceren en dat gaf de doorslag, want al die gewonnen tijd konden we weer inzetten voor onze directe patiëntcontacten. Een revalidatiearts vertelt: “Waar ik eerder met mijn team vergadering na vergadering nodig had en ik weet niet hoeveel versies moest redigeren, ben ik nu klaar in een vloek en een zucht. In onze teamvergadering tekenen we met hulp van de lean-coach het zorgpad en we verzamelen de andere informatie zoals visie, beschrijving van de doelgroep, specifieke deskundigheid en e-health-toepassingen. Ondertussen verzamelt de kwaliteitsmedewerker de gegevens over omvang van de doelgroep en tevredenheidsmetingen. De lean-coach brengt alles bij elkaar tot een concept. We doen één redactieronde en dan zijn we klaar. Dan ligt er een gevisualiseerd behandelprogramma. Heerlijk!”
En jij kan dit ook
Wij zijn natuurlijk niet het enige revalidatiecentrum dat hiermee worstelt. Daarom hebben we een workshop georganiseerd waarin we iedereen uitnodigen om kennis te maken met onze aanpak en om meer te horen over onze ervaringen en over onze plannen voor verdere verbetering. Heb je daar belangstelling in? Neem dan contact op met lean-coach Mariëlle Zwaga.
Gerelateerde artikelen Revalidatie Magazine
Vernieuwde aanpak voor revalidatie na IC-opname
Een app en ondersteuning geven patiënt Rob (73) de regie over de behandeling van ALS
Van kinderzorg naar volwassenzorg: ‘Zorg voor een soepele overgang en geen harde knip’
Gerelateerde artikelen Nederlands Tijdschrift voor Revalidatiegeneeskunde
Zorg op maat voor kinderen met CP
Technologie bij neuromusculaire aandoeningen: nu en in de toekomst
